Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est en vigueur depuis le 25 mai 2018 et impose désormais de nouvelles obligations aux entreprises en matière de traitement des données personnelles. Découvrez les principales mesures à mettre en place pour assurer la conformité de votre entreprise avec le RGPD.
1. Désigner un Délégué à la protection des données (DPO)
La première étape pour se conformer aux obligations du RGPD est de désigner un Délégué à la protection des données (DPO) au sein de votre entreprise. Le DPO a pour mission d’informer et de conseiller l’entreprise sur les questions relatives à la protection des données, ainsi que de veiller au respect du RGPD. Il sera également l’interlocuteur privilégié entre l’entreprise et les autorités de contrôle, comme la CNIL en France.
Selon le RGPD, la désignation d’un DPO est obligatoire pour certaines entreprises, notamment celles dont le traitement des données personnelles est une activité principale ou qui traitent des catégories particulières de données (données sensibles, données relatives aux condamnations pénales, etc.). Toutefois, il est recommandé à toutes les entreprises de désigner un DPO afin d’assurer une meilleure gestion des risques liés à la protection des données.
2. Réaliser un registre des traitements
Le registre des traitements est un document qui recense l’ensemble des traitements de données personnelles effectués par votre entreprise. Il doit contenir des informations précises sur les finalités des traitements, les catégories de données et de personnes concernées, ainsi que les durées de conservation et les mesures de sécurité mises en place.
Ce registre doit être tenu à jour et accessible à la demande des autorités de contrôle. Il permet notamment d’identifier les traitements susceptibles de présenter des risques pour les droits et libertés des personnes concernées, afin d’adapter vos pratiques et d’éventuellement réaliser une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD).
3. Obtenir le consentement explicite des personnes concernées
L’un des principes fondamentaux du RGPD est que le traitement des données personnelles ne peut être effectué sans le consentement explicite de la personne concernée. Ce consentement doit être libre, éclairé et spécifique à chaque finalité du traitement.
Pour obtenir le consentement en conformité avec le RGPD, il est important de fournir une information claire et transparente sur les finalités du traitement, les catégories de données concernées et la durée de conservation. Le refus ou le retrait du consentement doivent également être possibles à tout moment sans conséquence pour la personne concernée.
4. Assurer la sécurité des données personnelles
Le RGPD impose aux entreprises de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles. Ces mesures doivent être adaptées aux risques présentés par les traitements, en tenant compte de l’état de l’art et des coûts de mise en œuvre.
Parmi les mesures possibles, on peut citer : la pseudonymisation ou l’anonymisation des données, le chiffrement, la sauvegarde régulière des données, la gestion des accès aux données, la sensibilisation et la formation du personnel, etc. Il est également conseillé de réaliser régulièrement des audits de sécurité pour vérifier l’efficacité des mesures mises en place.
5. Réagir en cas de violation de données
En cas de violation de données (accès non autorisé, perte, destruction ou divulgation accidentelle), le RGPD impose à l’entreprise de réagir rapidement pour limiter les conséquences sur les droits et libertés des personnes concernées. Cette réaction doit notamment consister à :
- Informer sans délai l’autorité de contrôle compétente (CNIL en France) ;
- Communiquer à la personne concernée une information claire et transparente sur les conséquences de la violation et les mesures prises pour y remédier ;
- Mettre en place les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour prévenir d’autres violations.
En résumé, le RGPD est un ensemble complexe d’obligations qui touche toutes les entreprises traitant des données personnelles. Pour assurer votre conformité avec ce règlement, il est essentiel de mettre en place un DPO, de tenir un registre des traitements, d’obtenir le consentement explicite des personnes concernées, de garantir la sécurité des données et de réagir en cas de violation. La mise en conformité avec le RGPD est un investissement qui peut vous éviter des sanctions financières importantes et préserver la confiance de vos clients et partenaires.
