La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une démarche administrative obligatoire pour tout employeur souhaitant embaucher un salarié. Aujourd’hui, il est possible d’effectuer cette déclaration en ligne, facilitant ainsi la tâche aux entreprises et permettant de gagner un temps précieux. Découvrez dans cet article le fonctionnement de la DPAE en ligne, ses avantages et les étapes à suivre pour y procéder.
Qu’est-ce que la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?
La Déclaration préalable à l’embauche est une formalité incontournable pour tout employeur qui souhaite recruter un nouveau salarié. Elle doit être effectuée avant l’entrée en poste du salarié et permet de remplir plusieurs obligations légales liées au contrat de travail. La DPAE a pour objectifs principaux :
- d’informer les organismes sociaux (URSSAF, caisses de retraite, etc.) de la nouvelle embauche ;
- de vérifier que le futur salarié est bien inscrit au registre national des demandeurs d’emploi (Pôle emploi) ;
- de s’assurer que le salarié est autorisé à travailler en France (pour les étrangers hors Union européenne) ;
- de garantir la prise en charge de l’employé par la médecine du travail.
La DPAE en ligne : une solution simplifiée et rapide
Auparavant, les employeurs devaient effectuer la DPAE par courrier, en remplissant un formulaire papier et en l’envoyant aux organismes concernés. Depuis plusieurs années, il est désormais possible d’effectuer cette démarche en ligne, offrant ainsi un gain de temps considérable et une simplification des procédures. Les principaux avantages de la DPAE en ligne sont :
- la rapidité : le traitement des déclarations est automatisé, ce qui permet de réduire les délais de réponse ;
- la simplicité : la saisie des informations est facilitée grâce à des formulaires adaptés et des champs pré-remplis ;
- la traçabilité : l’historique des déclarations est consultable à tout moment par l’employeur ;
- la sécurité : les données sont transmises via un protocole sécurisé et crypté.
Les étapes pour effectuer une DPAE en ligne
Pour réaliser une DPAE en ligne, plusieurs étapes doivent être suivies :
- Inscription sur le site de l’URSSAF : pour effectuer une DPAE en ligne, il est nécessaire de créer un compte sur le site officiel de l’URSSAF (www.urssaf.fr). L’inscription est gratuite et rapide, il suffit de renseigner quelques informations sur l’entreprise (SIRET, adresse, etc.) et de créer un identifiant et un mot de passe.
- Accès à la rubrique « Déclarer une embauche » : une fois connecté à son compte, l’employeur doit se rendre dans la rubrique dédiée à la DPAE. Il pourra y consulter les déclarations déjà effectuées et en ajouter de nouvelles.
- Saisie des informations relatives au salarié : le formulaire en ligne permet de renseigner les coordonnées du salarié (nom, prénom, date de naissance, etc.), son statut (CDI, CDD, temps partiel, etc.), sa rémunération et la date prévue d’embauche. Certaines informations peuvent être pré-remplies si le salarié a déjà été employé par l’entreprise.
- Validation et envoi de la déclaration : après avoir vérifié que les informations sont correctes, il suffit de valider et d’envoyer la déclaration. Un accusé de réception est alors envoyé par email à l’employeur, attestant que la DPAE a bien été prise en compte.
Les obligations à respecter lors de la réalisation d’une DPAE
Il est important de souligner que certaines obligations légales doivent être respectées lors de la réalisation d’une DPAE :
- la déclaration doit être effectuée au plus tard 8 jours avant l’embauche du salarié ;
- toutes les embauches doivent faire l’objet d’une DPAE, qu’il s’agisse d’un contrat à durée déterminée ou indéterminée, d’un temps plein ou partiel ;
- en cas de non-respect de ces obligations, l’employeur s’expose à des sanctions financières (amendes) et pénales (emprisonnement).
La DPAE en ligne est donc une solution pratique et efficace pour les employeurs qui souhaitent embaucher un nouveau salarié. Elle permet de gagner du temps, de simplifier les démarches administratives et de respecter les obligations légales en vigueur. N’hésitez pas à vous rendre sur le site de l’URSSAF pour effectuer votre déclaration et bénéficier de tous ces avantages.
